Privacybeleid

1. Wie wij zijn (verwerkingsverantwoordelijke)

School of Pianists is een aanbieder van muziekonderwijs die opereert onder Nederlands recht. In de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens.

• Naam: School of Pianists
• Adres: Naarderstraat 29E, 1211 AH Hilversum, Nederland
• E-mail: info@schoolofpianists.com
• Website: schoolofpianists.com

Heb je vragen over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens we verzamelen

2.1 Gegevens van leerling en ouder/verzorger

• Volledige naam van de leerling en, indien van toepassing, ouder of verzorger
• Geboortedatum (om de toepasselijke lesvorm en het btw-tarief te bepalen)
• E-mailadres en telefoonnummer
• Postadres (voor facturatiedoeleinden)
• Betaalgegevens (verwerkt via MoneyMonk; wij bewaren geen kaartgegevens)
• Aanwezigheidsregistratie en roostervoorkeuren
• Aantekeningen van de docent over de muzikale voortgang (opgeslagen in MyMusicStaff)

2.2 Websitebezoekers

• IP-adres en browsertype (via standaard serverlogs)
• Inzendingen via het contactformulier (naam, e-mail, bericht)
• Cookies zoals beschreven in ons cookiebeleid

2.3 Bijzondere categorieën

Wij verzamelen niet opzettelijk bijzondere categorieën gegevens (bijv. gezondheid, etniciteit, religie). Als een leerling of ouder vrijwillig gezondheidsinformatie deelt die relevant is voor de lesplanning (bijv. een leerverschil of fysieke beperking), behandelen wij deze met extra zorg en verwerken wij deze uitsluitend met uitdrukkelijke toestemming.

3. Rechtsgrondslag voor de verwerking

Wij baseren ons op de volgende rechtsgrondslagen onder artikel 6 AVG:

• Overeenkomst: noodzakelijk voor de uitvoering van de lesovereenkomst tussen ons (art. 6(1)(b)).
• Wettelijke verplichting: voor facturatie, btw-administratie en het bewaren van gegevens zoals vereist door Nederlands recht (eisen van de Belastingdienst, Burgerlijk Wetboek) (art. 6(1)(c)).
• Toestemming: wanneer wij nieuwsbrieven of promotionele content versturen, of foto’s/video’s gebruiken, baseren wij ons op je vrijelijk gegeven, specifieke en geïnformeerde toestemming (art. 6(1)(a)). Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor eerdere verwerking.
• Gerechtvaardigd belang: voor bepaalde administratieve communicatie met bestaande leerlingen (bijv. herinneringen aan lesperiodes, roosterwijzigingen) (art. 6(1)(f)).

4. Hoe we je persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Om pianolessen te plannen, te bevestigen en te administreren
• Om facturen op te stellen en betalingen te verwerken via MoneyMonk
• Om aanwezigheids- en voortgangsregistraties bij te houden in MyMusicStaff
• Om te communiceren over lessen, roosters of wijzigingen in het studiobeleid
• Om nieuwsbrieven of promotionele content te versturen (uitsluitend met toestemming)
• Om foto’s of video’s van lessen, evenementen of uitvoeringen te publiceren (uitsluitend met toestemming)
• Om te voldoen aan Nederlandse fiscale en administratieve bewaarverplichtingen
• Om te reageren op vragen die via ons contactformulier worden ingediend

5. Externe tools en verwerkers

Wij gebruiken de volgende diensten van derden om onze studio te laten draaien. Elk daarvan treedt op als verwerker onder een verwerkersovereenkomst met ons:

• MyMusicStaff: gebruikt voor planning, aanwezigheid, lesaantekeningen en interne communicatie. Gegevens worden opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. MyMusicStaff LLC opereert onder Standard Contractual Clauses voor internationale doorgifte.
• MoneyMonk: gebruikt voor facturatie en financiële administratie. MoneyMonk is een Nederlands platform (Snelstart B.V.) dat gegevens binnen de EER opslaat.
• WordPress.com: onze website wordt gehost op WordPress.com (Automattic Inc.). Standaard serverlogs en cookies zijn van toepassing. Automattic opereert onder SCC’s voor doorgifte naar de VS.

Wij verkopen, verhuren of verhandelen je persoonsgegevens niet aan derden. Wij gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Leerlinggegevens en lesaantekeningen: gedurende de inschrijving plus 2 jaar
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar, zoals vereist door de Nederlandse fiscale bewaarplicht (Belastingdienst)
• Vragen via het contactformulier: 12 maanden na het laatste contact
• Registraties van marketingtoestemming: tot de toestemming wordt ingetrokken, plus 1 jaar
• Foto’s en video’s: tot de toestemming wordt ingetrokken of de betrokkene om verwijdering verzoekt

Na deze termijnen worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7. Je rechten onder de AVG

Als betrokkene heb je de volgende rechten. Neem contact met ons op via info@schoolofpianists.com om er gebruik van te maken. Wij reageren binnen één maand.

• Recht op inzage (art. 15): om een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die wij van je bewaren.
• Recht op rectificatie (art. 16): om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Recht op verwijdering (art. 17): om verwijdering van je gegevens te verzoeken, met inachtneming van wettelijke bewaarverplichtingen.
• Recht op beperking (art. 18): om te verzoeken dat wij de verwerking in bepaalde omstandigheden beperken.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20): om je gegevens te ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar (art. 21): om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7(3)): om je toestemming voor marketing of foto-/videogebruik te allen tijde in te trekken, zonder gevolgen voor eerdere verwerking.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl

8. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of openbaarmaking. Deze omvatten met een wachtwoord beveiligde systemen, versleutelde gegevensoverdracht (HTTPS), toegang beperkt tot bevoegd personeel, en regelmatige evaluaties van onze omgang met gegevens.

9. Gegevens van kinderen

Veel van onze leerlingen zijn jonger dan 16 jaar. In die gevallen vragen wij toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger voor het verzamelen van gegevens, de inschrijving en elk gebruik van foto’s of video’s. Denk je dat wij gegevens van een kind hebben verzameld zonder passende toestemming? Neem dan direct contact met ons op.

10. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij ingeschreven leerlingen en ouders rechtstreeks per e-mail. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het voor het laatst is herzien.

---

School of Pianists · Naarderstraat 29E, 1211 AH Hilversum · info@schoolofpianists.com
Dit document is opgesteld in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG.